Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. In deze wet is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. In deze beschrijven wij in het kort wat uw rechten als cliënt (of uw vertegenwoordiger) zijn en de verplichtingen van De organisatie zijn.

De privacyverklaring, wat is dat?

De AVG stelt dat wij niet meer persoonsgegevens van u mogen verzamelen dan noodzakelijk. Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen, moeten wij u dit laten weten. Wij willen u daarom met deze privacyverklaring inzicht geven in welke persoonsgegevens wij van u vragen, waar wij deze gegevens voor gebruiken, wie deze gegevens gebruikt en aan wie we deze gegevens (kunnen) verstrekken.

Welke (standaard) gegevens hebben we van u nodig en waarvoor

1.   Algemene persoonsgegevens, zoals:

• Naam;
• Geboortedatum;
• burgerlijke staat;
• contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger);
• verzekeringsgegevens;
• verleende zorgproducten;
• sociaal profiel / netwerk;
• medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening.

Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en mantelzorger.

2.   Cliënt-/relatienummer

Dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.

3.   Burgerservicenummer (BSN)

Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.

4.   Medisch/specialistische, gedrag gerelateerde, sociaal-maatschappelijke en
      verpleegkundige/begeleidings- gegevens

Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de individuele zorg- en dienstverlening.

5.   Aard van toegepaste vrijheid beperkende middelen of maatregelen voor cliënt, datum / duur,
      reden, wiens verantwoordelijkheid en de betreffende woning

Het vastleggen van deze gegevens is nodig om vrijheid beperkende middelen of maatregelen te kunnen toepassen en te kunnen verantwoorden waarom deze maatregelen noodzakelijk zijn.

6.   Toegediende medicatie

Met af te tekenen medicatielijsten maken wij inzichtelijk welke medicatie cliënten hadden moeten ontvangen en of ze deze ook daadwerkelijk hebben ontvangen.

7.   Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen en schade/letsel

Het vastleggen van deze gegevens is nodig voor de handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan onze cliënten.

8.   Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een cliënt, en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik

Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het (seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie).

9.   Bankrekeningnummer, banksaldo en inkomsten/uitgaven

Wanneer we de financiën van cliënten beheren, hebben we gegevens daarvan; hierover leggen we dan ook verantwoording af. Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de overeenkomst die we met u afsluiten, zonder daarvoor uw specifieke

Bijzondere persoonsgegevens

Naast de bovenstaande gewone persoonsgegevens, zijn er nog overige bijzondere, extra gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid en etniciteit). Deze mogen wij niet vastleggen. Alleen wanneer wij deze gegevens met een bepaald doel moeten vastleggen, kunnen wij dit alleen met uitdrukkelijke toestemming van u of uw vertegenwoordiger. Dit geldt bijvoorbeeld ook in het geval wij foto’s van u willen registreren of publiceren. Uw toestemming kunt u te allen tijde terugtrekken. Ook euthanasieverklaringen en reanimatieverklaringen worden alleen op uw verzoek vastgelegd.

Wanneer de organisatie een gerechtvaardigd belang heeft om overige gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk dan bijvoorbeeld aan agressief gedrag dat voor onze medewerkers van belang is om te weten.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

Wij ontvangen de persoonsgegevens vaak van de cliënt zelf of van de vertegenwoordiger van de cliënt bij het afsluiten van de zorgovereenkomst en de start van de zorg. Ook kunnen wij gegevens ontvangen van andere zorgaanbieders en financiers (zorgverzekeraars, zorgkantoor en gemeenten). Het dossier/zorgplan vult zich gedurende de periode dat de

cliënt bij de organisatie in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens

Binnen de organisatie is de toegang tot uw persoonsgegevens beperkt tot de medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben om hun functie te kunnen uitoefenen. De mate van toegang tot de persoonsgegevens kan ook per functie verschillen.

Beveiliging van de gegevens

De organisatie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de

voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte

Als zorginstelling heeft de organisatie de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met zorgkantoor, zorgverzekeraar en gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kunnen wij ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over u te verstrekken; denk aan

de kantonrechter in verband met de verantwoording over beheerde gelden of in geval van een justitieel onderzoek.

Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s

Binnen onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van software en computerprogramma’s die wij aanschaffen van andere leveranciers. Door het sluiten van een verwerkersovereenkomst met deze leveranciers verplichten wij hen om op dezelfde zorgvuldige wijze om te gaan met de persoonsgegevens als onze organisatie.

Overige doorgifte

Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan anderen gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we van u toestemming hebben verkregen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Er gelden verschillende bewaartermijnen op basis van verschillende wetten:

Uw account, contactformulier en nieuwsbrief

Om ons cliëntenportaal te kunnen gebruiken, moet u zich eerst registreren. U moet dan

informatie over uzelf opgeven en een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Daarmee maken wij een account waarop u kan inloggen met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen. Hiervoor gebruiken wij uw emailadres. Uw emailadres wordt bij inschrijving automatisch toegevoegd aan de lijst van abonnees indien u gebruik wil maken van onze Nieuwsbrief. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement hebt opgezegd.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens

Als zorginstelling moeten we persoonsgegevens van cliënten gebruiken. Maar die persoonsgegevens hebben wel op de cliënt zelf betrekking. Daarom heeft de cliënt het recht om de persoonsgegevens:

• in te zien,
• te corrigeren als ze niet juist zijn,
• over te laten dragen naar andere personen of organisaties.

Daarnaast is er het recht te verzoeken gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

Om uw gegevens in te zien kunt u gebruik maken van het cliëntenportaal of contact met ons opnemen. Ook wanneer blijkt dat de gegevens niet juist zijn of voor andere vragen kunt u zich natuurlijk wenden tot ons.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Bij wijzigingen in de privacyverklaring zullen wij dit aan u meedelen. Op onze website zal altijd de meest recente versie van privacyverklaring worden gepubliceerd.

Vragen of kritiek

Als u vragen hebt over uw rechten, niet tevreden bent over hoe wij hieraan uitvoering geven, of specifieke vragen heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons, kunt u altijd contact met ons opnemen.

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Wij kunnen u ook vragen om u te legitimeren en een formulier in te vullen.

Klacht indienen

Als u van mening bent dat onze organisatie niet op de juiste manier omgaat met uw persoonsgegevens, dan heeft u het recht om een klacht bij ons in te dienen. U kunt hiervoor onze klachtenregeling op onze website raadplegen. U kunt eventueel ook altijd een

klacht indienen bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).